Как перевезти офис: советы специалистов

Подготовка офиса к переезду на новое место

Продолжительность подготовительных работ зависит от выбранного варианта переезда:

1. Быстрая смена офиса предусматривает переезд в течение 2-3 дней. Для небольших организаций это наилучший вариант.
2. Постепенное перемещение позволяет предприятию работать в обычном ритме. В новое помещение переселяются отдельные подразделения по очереди. Но при плохой организации этот процесс затягивается, нарушается слаженная работа всех подразделений.

После принятия решения о переезде руководство предприятия должно предупредить сотрудников, рассказать им о преимуществах нового офиса (например, просторных, удобных кабинетах, улучшении бытовых условий). Ведь некоторым сотрудникам в новый офис труднее будет добираться. Если их не заинтересовать, то возможно придется искать новые кадры.

Следующие подготовительные этапы:

• составление перечня организационных вопросов по переезду офиса, проводимых работах в новом и старом помещениях;
• назначение координатором всего процесса одного из сотрудников, освободив его на это время от основных обязанностей;
• рассылка писем всем партнерам и клиентам о смене адреса, указанием нового места расположения.

Что включить в перечень организационных вопросов

Важно учесть даже то, что на первый взгляд кажется мелочью.

Начать следует с составления планов помещений в обоих офисах, сравнить их: как расположены столы, шкафы, другая офисная мебель. Нужно сопоставить площади комнат, как расположены окна, двери, где установлены электрические розетки.

Если эти вопросы учесть заранее, то оборудование новых кабинетов займет совсем немного времени.

Еще несколько важных моментов, которые нельзя упустить при подготовке переезда офиса:

• Заранее выяснить объем перевозимых предметов, чтобы подобрать соответствующий транспорт. Возможно понадобится один большой автомобиль или несколько Газелей и проще сделать 2-3 рейса.
• Нужно правильно упаковать вещи, подготовив коробки для документов, канцелярских принадлежностей, офисной техники. Коробки подписать.
• При перевозке шкафов без разборки необходимо убрать из них полки, ящики, снять дверки со стеклом или зеркалом, укутать полированные поверхности пленкой. Стулья и компьютерные кресла упаковывают попарно, укладывая их друг на друга ножками вверх.
• После разгрузки все предметы расставляют сразу на предназначенное планом место. Так обустройство рабочих мест происходит быстрее.

При переезде хорошо воспользоваться услугами опытных грузчиков. Они помогут разобрать, упаковать и собрать мебель, технику.  Полочки, боковые части шкафов, столешницы сложат стопочками, что сэкономит место в автомашине. При необходимости они используют необходимые приспособления для переноски и крепления в кузове.

Доверьте переезд профессионалам, освободите себя от множества хлопот и сэкономьте время.

Компания-перевозчик берет на себя ответственность за сохранность всех предметов при разборке, упаковке, погрузке, перевозке, разгрузке, сборке, подключении техники.